표준 절차서를 두껍게 쓰지 말아야 하는 까닭
한 유통 사업장은 외부에서 만든 두꺼운 품질 매뉴얼을 자랑처럼 보관하고 있었습니다. 문제는 현장 선반에 먼지가 쌓여 있었다는 점입니다. 직원들은 카카오톡 단톡방에 물어보는 편이 빨랐습니다.
운영 절차 개선에서 문서의 목적은 감사가 아니라 실수의 감소입니다. 그래서 우리는 업무 하나당 ‘목적 → 준비물 → 순서 → 이상 시 → 기록’ 다섯 칸만 채우라고 요청합니다. 사진이 필요하면 두 장까지. 그 이상이면 교육 자료로 분리합니다.
개정 주기를 적어두기
절차서 하단에 ‘다음 검토: ○월’을 적어 두면, 담당자가 바뀌어도 문서가 화석이 되는 속도를 늦출 수 있습니다. 작은 습관이지만, 교육 서비스와 컨설팅을 이어갈 때 가장 먼저 효과가 나타납니다.