주간 회의를 줄이려면 먼저 볼 세 가지
팀장 코칭에서 “회의를 반으로 줄이고 싶다”는 요청을 자주 받습니다. 타이머를 두고 발언을 제한하는 방법도 있지만, 운영 절차를 손보지 않으면 회의 밖 복도에서 같은 이야기가 다시 열립니다.
1. 공유해야 할 숫자가 어디에 있는가
재고, 미처리 건수, 클레임 건수가 각자 수첩에만 있으면 회의는 숫자 맞추기 자리가 됩니다. 매주 같은 양식에 적어 두는 습관이 있으면, 회의는 ‘왜 이렇게 됐는가’로 바로 들어갈 수 있습니다.
2. 결정 권한이 흐릿한가
“일단 회의에서 정하자”가 반복되면, 사실상 일상 결정 권한 표가 없다는 뜻입니다. 금액·수량·일정 변경의 한도를 절차서에 적어 두면 안건 자체가 줄어듭니다.
3. 후속 확인이 없는가
회의록만 남기고 다음 주에 같은 안건이 올라온다면, 담당과 마감일이 절차에 없습니다. 우리는 회의 말미 5분을 ‘누가, 언제까지, 어디에 기록할지’ 적는 시간으로 고정하도록 권합니다.
생산성 향상을 위한 교육은 말솜씨 훈련이 아니라, 정보가 흐르는 길을 고치는 일에 가깝습니다.